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探析水利工程档案管理

作者:2017-06-20 15:04文章来源:未知
  水利工程档案管理是一项过程复杂,程序繁多的综合性任务,其包括工程项目的提出、可行性研究、设计、决策、招( 投) 标、施工、验收和试运行等多个阶段的工程资料,随着管理模式与手段的逐渐更新,水利工程档案管理日益规范化和科学化,其管理效益与服务质量也得到了很大的提高,如何加强水利工程档案管理质量与服务,使其更好的服务于后期工程的扩建与维修工作,随之也成为人民与社会值得深思的问题。
  1 水利工程档案管理的意义
  水利工程档案是与建设工程整个过程相关的资料,并以各种形式进行保存的材料,它是对项目工程建设全过程的一种直接真实的反映,同时工程质量检测的重要依据,其作用主要表现在: 首先,实际应用价值中,可作为拟定计划、水行政执法、工作总结、水利工程设计等方面的参考凭证; 其次,防汛抢险时可对过去的水情和工程情况进行全面了解,使决策者根据掌握情况针对灾情做出正确的决策; 再次,通过先辈真实记载档案查看,可借鉴其经验对水利工程进行全方位学术研究,从而保证研究成果的真实性与科学性; 第四,受其工作性质的限制,水利工程项目的进行会随着实际需求而变化,因此,在维护或扩建过程中,可以根据档案作为设计和施工的依据,不仅节省了时间,同时又节约了费用; 最后,对于工程质量的鉴定与事故原因的查明,以及事故相关责任的追究,档案可以作为有效的依据,利于工程的开展。
  2 水利工程档案管理的本质
  2. 1 管理内容
  记录工程建设全过程是档案管理的核心内容,水利工程建设过程主要包括工程前期、工程审批、工程施工和竣工验收四个部分。工程前期包括可行性研究报告、水文水利分析报告、环评报告、当地社会经济及效益调查报告、设计委托书、工程设计图及审批记录等相关文件材料; 工程审批包括基建计划请示文件、计委和主营部门及流域机构批件、建设用地批件、经批准的移民方案等; 工程施工包括开工报告、施工合同书、施工图、设计变更文件及图纸、建筑材料化验单、试验报告、机电设备合格证、施工记录、质量检查、评定及事故处理记录、施工单位资质、施工单位法人、施工单位技术人员、监理报告、监理文件及各施工阶段结论报告等; 竣工验收包括各单项工程、单元工程和单位工程验收和竣工验收形成的工程验收报告和验收会议原始记录。
  2. 2 管理应用
  ( 1) 施工依据。水利工程档案在建设时期,立项、批复,是施工的基础; 设计、图纸、标准、规范,是施工依据; 合同、文件,是施工责任的分配与明确; ( 2) 竣工验收的必要条件。水利部于2005 年颁发的《关于印发水利工程建设项目档案管理规定的通知》( 水办〔2005〕480 号) 中第二十四条规定: 档案验收未通过或是验收不合格者,竣工验收不得进行或验收不得通过。档案验收作为水利工程竣工验收的重要组成部分,是其进行必备条件,与此同时,档案验收也是行政主管部门和质量监督部门对工程验收的重要依据; ( 3) 运行、维护依据。作为调度运用与维修保养的重要依据,水利工程档案管理是建设工程设计阶段对于设计标准与防洪能力的参考,据此确定防洪调度与抗旱输水; 另外,机械设备正常运行的必备知识来源包括设备安装、技术参数和操作手册等; ( 4) 改建、扩建依据。水利工程档案自身具有的功能可对工程改建和扩建提供原有工程的相关技术参数,如地基基础承载力、设计标准与参考规范等,为工程改建和扩建设计与施工必要的安全保障; ( 5) 事故处理依据。水利工程的特殊性决定了其事故发生的危害程度,往往是范围巨大,损失严重,此时就必须追究责任与查明原因,以便对事故妥善解决和为后人提出警戒,对于水利事故的调查,要想很好的厘清责任,查明原因,工程档案可以作为有力的依据,以文字说话具有很好的客观性与说服力。
  3 水利工程档案管理的“三个工程”
  3. 1 文字工程
  作为档案管理的主体任务,文字工程全面、准确、详实的记录和反映了工程从前期准备、施工进行到竣工验收等各个阶段所形成的文件、图纸、审批与合同等书面内容,以便于后期工程的顺利开展与维护工作的进行。
  3. 2 财务工程
  水利工程建设周期内所涉及财务方面部分档案资料称为财务工程,其是制约工程最主要的影响因素,能够对工程量进行全面详实的反映,主要包括概算、预算、决算、月支付清单、备用金和保证金等内容。
  3. 3 影像工程
  影像工程是利用照相机、摄影机等多媒体技术,真实记录工程建设的图像过程。目前影像技术主要记录与工程有关的会议、领导检查、完工后工程实景等。根据影像技术直观、真实等特点,创新地利用多媒体技术,对隐蔽工程进行摄影、记录,是隐蔽工程验收工作的新的形式,是文字材料的有益补充,而且增加真实性、客观性、形象性。
  4 水利工程档案管理时间与事件的对应
  水利工程档案管理主要以同步性和对应性两个方面反映出其时间对应性,具体内容如下: ( 1) 档案与建设任务同步性。水利工程建设项目任务的执行,应从立项开始就对文件材料进行收集、积累和整理,同时,在对签订监理、施工勘测和设计协议或合同时,要对包括竣工图在内的工程档案的份数、质量与移交工作做出明确要求,以此体现出档案与工程建设的同步性; ( 2) 工程建设流程的对应性。水利工程质量与进度检查的同时,与其对应的还需检查档案的收集与整理状况,以此反映工程建设的全过程; 工程建设流程中,设计变更要先行,一切施工任务的进行必须以设计图纸为为依据; 施工单位申请、监理单位批复、业主单位同意等文件的时间必须前后对应,从时间上反映出时间进行的合理性。
  5 水利工程电子版与纸质版档案管理
  随着电子计算机技术的发展,档案管理和利用逐渐复杂化、快捷化,档案管理与利用中电子版与纸版起到相同的重要作用。首先应该说明的是我国对于工程档案的归档、管理、查阅和利用仍然以纸版档案为主要方式。在互联网技术与计算机技术快速发展的当下,电子档案充分利用数据库功能,在查询、统计中的优势,而逐渐被重视; 近年来,CAD 光盘技术在工程档案管理中得到了广泛的应用,《CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》,使得工程建设档案管理中利用光盘库载体进行档案管理成为可能,逐渐成为工程档案管理的主流形式,电子档案与纸版档案内容上保持一致,做到时间对应、内容对应、结构对应,成为互相印证的统一体。
  6 水利工程档案管理的多方协调
  水利工程施工过程中涉及单位众多,包括业主、监理、施工、设计、质检与勘察等单位,其中档案管理主要涉及业主单位、施工单位、监理单位,部分涉及设计单位。虽然施工单位有健全的规章制度,但不同行业的施工单位,施工技术表格格式不统一、不规范、随意性大,质量保证资料、材质证明资料、质保资料标准不一致,需要业主牵头,统一各类文件标准、格式、方法等。
  7 结语
  通过本文的论述,对于加强水利工程档案管理措施提出了理论上的参考,然而要想正真提高管理效益与服务质量,还需我们在工程建设过程中不断探索,不断研究,在探索与研究过程中不断改进,与时俱进的以技术的更新时刻保证系统与程序的先进性,做到各个环节严格控制,确保整体管理方案与制度的完美实施,以此促使我国水利工程的可持续发展,使其更好的服务于人民生活与社会发展。
 

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