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中油四川石化项目业主PIP信息管理平台的应用研究

作者:2015-07-02 10:53文章来源:未知

  随着项目管理的发展需要,群组项目的管控能力及其管理实效得到了增强,国际、国内知名工程公司均采用项目集成信息管理系统或相似管理系统实施管理,以规范和提升项目管理,更好地服务项目管理,增强项目管理实效。

  1 项目管理系统简介

  业主采用的项目管理系统,初衷和主要目的是方便项目管理、规范日常管理,积累大型项目集群的管理经验,并主要从EPC、PC及其组合项目管理的角度出发,结合本炼化工程项目采用的管理模式和合同模式(扁平快、PC、EPC及专业分包管理并存的综合模式),组织开发并使用于本大型炼化工程的项目管理系统,其中主要包括设计管理、采购管理、施工管理、进度计划控制、费用控制、质量管理、安全管理、文档管理、合同管理、信息管理等,并对使用过程中的管理程序、要求和操作说明等进行了管理培训,与此同时对各参建单位留设了终端服务,便于网上办公、统一信息、资源共享,确保过程管理执行一致、规范、符合,更快捷、更有效地服务日常工程管理及办公需要,为工程管理顺利、有效进行提供软件支持和管理保证。

  该项目管理系统架构、功能及其操作手册等详见该项目管理系统的操作手册,系统流程控制和规划见项目管理系统操作手册,并举例说明该系统QHSE、文档管理功能模块相关情况。

  2 项目管理系统使用

  在项目启动后,该项目管理系统将有效运行,并随着工程项目的进展,各个功能模块将发挥各自的作用,其中进入该项目管理系统的操作流程具体按系统中的如下界面操作:2-1项目管理系统的登入界面,2-2项目管理系统个人工作中心界面,2-3项目管理系统进度控制界面,2-4项目管理系统工程合同管理界面,2-5项目管理系统采购管理界面,2-6项目管理系统质量安全管理界面,2-7项目管理系统资源界面,2-8项目管理系统文档管理界面,2-9项目管理系统项目与组织界面,2-10项目管理系统流程管理界面,2-11项目管理系统制度与标准界面,2-12项目管理系统事务管理界面,2-13项目管理系统信息发布界面。

  3 项目管理系统功效

  3.1 提高管理工作效率

  (1)清晰的计划、合同、采购等管理;(2)信息及时和准确;(3)管理透明和规范;(4)沟通更为方便;(5)资源共享、数据统计;(6)管理把控,战略调整,全局把握。

  3.2 积累大量的数据

  (1)完整大型炼化项目的WBS字典;(2)设备和材料字典及价格库;(3)资源及工时、台班消耗数据;(4)投资及费用数据;(5)质量和HSE类数据;(6)技术文件和图纸。

  3.3 培养了一批高素质管理人员

  经过大型炼化工程的历练,各参建单位培养了一大批工程管理人员,为后续工程建设提供了有力的人力支持和保证,并为工程规范管理和高效、有序进行提供很好的借鉴和有力的支持,尤其是在流程优化、无纸化办公、文档管理、过程跟踪、监控、统计监测等表现出独特、全面、及时、准确等功效,提高了工程管理水平和实效。

  4 项目管理系统应用思考

  该项目管理系统在使用工程中为该大型炼化工程管理实施发挥了很大的作用,得到了各参建方的积极使用和友好肯定,并在通知或消息发布、资料收集中表现出很好的效果。经在过程中的使用,寻求参建多方建议,考虑以下方面更有优化的空间:

  第一,流程审批“无纸化”办公,同时需要提供相应的纸质版报批资料,并严格执行工程项目管理文件及标准规范,走流程,填报相关资料,即既要走网上系统审批,又要上报纸质资料,不仅未提供有效办公,反而增加工作量,这在以后的项目管理或项目管理系统使用时需要考虑和进行优化。

  第二,项目管理系统中信息发布中心的信息、通知、规定或其他管理文件,无签字盖章仅为电子版,就上传项目管理系统信息发布中心发布,同时信息发布系统审查、把关管理不到位且无相应的管理规定做依据要求进行规范管理,所发布出来的规定、通知等实效性差,各参建单位有所考虑执行力不强,此方面需要在以后的项目管理中关注和改善。

  第三,项目管理系统主要使用功能在信息发布、资料收集、流程审批上体现较有效率,在数据统计、汇总及图表生成等方面的功能作用实效性较差。

  第四,对于在项目管理系统中出现所发布的信息、资料或规定及上传的资料等出现问题或无法下载使用,没有很好的反馈途径,致使信息或通知内容无法知道,很难执行,影响项目管理的执行力和管理实效。

  第五,项目管理系统的端口留设、对接及使用申请、网上办公的网速对项目管理系统的运行及有效使用均会产生一定的影响,在项目管理系统被采用之前这些因素均需考虑,将导致项目管理系统整体功能的实现,影响项目管理及其系统的运行。

  第六,需要考虑将各参建单位的体系(软件)融为一体,同平台办公,多功能实现,服务于项目全过程管理。

  第七,需要考虑为确保项目管理系统正常、数据齐全,并定期做好备份,防止系统崩溃影响日常管理的进行和造成的不良影响及无法挽回的损失等事故的发生。

  第八,文档资料管理系统需要完善,建议增添相应的项目管理记录模板,并随着项目管理系统的应用而同时产生,通过日常管理的积累,形成齐全、合格的工程管理记录。

  通过对以上情况的思考,我们在做大型炼化工程或项目时,在项目启动之前对于是否采用项目管理系统、如何正确使用项目管理系统及如何使项目管理发挥更大的作用做好思考和应对,同时对系统运行中可能出现的问题要进行预测,并配有相应的系统应急措施。尤其是在初次使用的项目中或大型炼化工程,前期的调研、模拟及考察等都很重要,并要求此方面的信息、资料有丰富详实,案例要典型全面。将类似系统在其他项目管理使用的情况或经验进行优化、改进后形成成熟、完善的项目管理系统服务于项目管理,对于不可确定性或未知因素等需要有相应的应急措施或反映途径。做好系统推行前的会议、培训和过程监控管理及项目结束后项目管理系统的使用总结,结合出现的问题和项目管理过程中需求,对该项目管理系统进行优化、改进反馈,并做好后续的项目管理系统升级及其推行使用。

  5 项目管理系统使用中的注意的事项

  通过该项目管理系统在大型炼化工程管理中的使用,建议系统推行方做好项目管理系统的使用培训(启动、过程、结束),确保各参建使用方均能正确、灵活、高效使用。建立项目管理系统使用反馈系统,关注项目管理系统使用中出现的问题和项目管理过程中的需求,并构建相应的反馈渠道,做好资料、信息收集管理和项目管理系统的监控,确保各参建方全员、全过程正确使用、高效实现,同时覆盖项目管理的各要素、全过程,更好地服务工程管理,工程文档资料等管理需要考虑,建立大型工程项目管理(设计、采购、施工、试车等项目全生命周期内所包括的过程或活动)文档模板,在项目管理系统中能符合实现,并经过积累形成日常工作包,最终形成工程包,最后打包交工,以提高中间交接、工程交接、竣工验收等质量,为工程顺利合格验收提供有力支持。同时要做好工程交工资料和管理文件等的收集、统计、汇编等管理和监控。

  6 结语

  经该项目管理系统在大型炼化工程管理中的使用,建立了参建多方协同办公的网络平台,为工程管理、日常办公提供了快速、有效的途径,规范了项目管理,提升了项目管理水平,统一各方意见、明确各方意图、针对工程参建各方的共同目标,更好地服务于日常工作和项目管理,为工程的有序进行和顺利生产提供有力的工具(软件)、管理支持和保证,并在其中发挥了不可磨灭的作用。同时在某些方面也存在一定的不足,具体详见本文相关文字,并对该系统在使用过程中出现的问题进行了一一汇总、分析、记录、总结,积累了经验,为后续类似的大型项目管理在采用项目管理系统的决策或使用过程中提供借鉴或帮助,使项目管理系统真正发挥更好、更大、更有效的作用,确保参建各方正确、灵活、有效使用,做好大型炼化工程项目管理的协同、共享、集中、高效优势,更好地服务于项目。

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