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影响新技术设备招标采购质量的因素分析与研究

作者:2015-02-11 15:36文章来源:未知

  0.引言

  近年来,油气销售终端业务不断拓展,与之配套的技术设备随之迅速出新。近三年来,在北京举办的中国国际天然气汽车、加气站设备等行业大型展会上,石油石化设备制造企业应市场需求,不断推陈出新,应用新技术、新工艺的新型设备总能够成为业内关注的焦点。作为需求和使用单位,在新技术设备的招标和采购时往往会遇到各种各样的问题,特别是对一些首次接触到的新技术、新工艺设备,如何在招标前科学、合理的制定方案,招标过程中合法、合规的选定供货单位,采购实施时又如何能够最大限度规避可能存在的技术和经济风险,使采购的设备在满足使用需求基础上达到最高性价比,切实确保整体招标采购质量,成为了摆在我们而前的重要课题。

  1、新技术设备的界定及特征

  1.1设备产品的生命周期理论

  设备产品的生命周期(product Life cycle),简称PLC,是指一种新的设备产品进入市场后,它的销售量和利润都会随时间推移而改变,呈现一个由少到多再由多到少的过程,如同人的生命一样,由诞生、成长到成熟,最终走向衰亡。生命周期是一个生物学概念,最初被应用于设备产品是在20世纪50年代。1957年,美国的波兹、艾伦、汉密尔顿管理咨询公司出版了《新产品管理》一书,最先提出了设备产品的生命周期依其进入市场后不同时期的变化可分为不同的阶段。典型的设备产品生命周期,一般可分为四个阶段,即导入期(投入期)、成长期、成熟期和衰退期。

  1.2新技术设备的界定

  根据设备产品的生命周期(PLC)理论,一种新的设备投入市场,便进入导入期。在这个阶段,潜在需求客户对设备还不了解,新的设备技术尚不成熟,生产成本较高。而后,前期采购设备的客户对设备产品己经熟悉,技术改进逐渐趋于完善,市场需求逐步扩大,设备开始批量生产,成本相对降低,设备产品进入生命周期的成长期。据此,本文将所讨论的新技术设备,界定为处于设备产品生命周期中导入期和成长期初期的采用新技术、新工艺的新型设备。

  1.3新技术设备的主要特征

  综合前文所述,新技术设备的主要特征包括:采用新的技术或新的工艺,设备投入市场时间较短;设备生产尚无统一技术标准,核心技术需经实际使用检验和持续改进;市场需求量相对较小,生产和采购成本较高。

  2、新技术设备招标采购实例

  2.1招标采购项目简介

  随着《北京市政府2012-2020年大气污染治理措施》的颁布,2013年初市交通委做出了率先在公交车使用液化天然气(LNG)清洁能源的决定。笔者所在单位与北京市公交集团建立了合作关系,计划采购与清洁能源项目配套的橇装LNG加注设备。当时,橇装LNG加注设备采用的技术较新,且正处于市场导入期,国内仅在极少数资源供给充足地区有所应用,设备生产厂家较少,核心部件几乎完全依赖进口,采购成本非常高,可供参考的招标采购经验极为有限。

  2.2招标前期准备

  2.2.1现场观摩和考察

  由于不了解低温技术和LNG加注设备情况,先期从云南省等有小范围应用的地区入手,到现场观摩学习和初步了解设备基本原理、关键技术和实际使用情况。在此基础上,通过向行业内单位、互联网络、特聘行业专家等多种渠道进行学习和了解,列出国内有相关设备生产能力和经验的供应商名单,邀请行业专家、组织专业人员分赴四川、江苏、河北等地进行现场考察,了解厂家情况,进一步研究细化采购实际需求和技术要求等。通过采购前现场观摩和考察,根据单套设备采购估算,进一步明确了公开委托招标的采购组织方式,同时根据设备专业技术要求高、关键部件可选厂商较少、构成系统部件较多等特点,确定了以橇装LNG加注设备整体系统进行招标(即招标对象为设备系统集成商)等招标采购的重要原则,从而为项目采购整体工作奠定了坚实基础。

  2.2.2技术交流

  根据前期现场观摩和考察情况,邀请行业内有相关设备采购经验的单位、LNG低温行业专家等,组织专题技术交流会议。标准和规范的情况下,在国家和北京市未出台针对性参考现行其它相关国标、和技术规范等要求,并针对北京地区实际情况,地标进一步研究设备选型,细化采购技术标准。同时,对前期考察的所有设备供应商发出设备初步选型设计邀请,在符合招标法规定的前提下,充分利用供应商的技术资源,拓展思路,尽可能确保招标时所选设备的技术标准最优。通过各种形式的技术交流,进一步统一思想,细化设备招标技术标准,为招标文件技术部分的编制做好了充分准备。

  2.3招标文件编制

  招标文件的编制水平、质量优劣,直接影响到设备采购能否达到预期效果,以及今后合同执行是否顺利,可以说是整体招标采购工作的重中之重。因而,招标文件的编制,是本次新技术设备招标采购工作的核心工作。经过招标代理机构、外情行业专家、本单位内部技术人员的反复研究和多次修改,才最终确定正式发布的招标文件定稿。

  2.3.1投标人资质要求

  考虑到当时橇装LNG加注设备在北京市应用极少,同时此次招标采购的设备应用于公交系统,有资源保供、甚至保障民生的重要意义,故将企业注册资本金、体系认证情况、企业经营状态、以往业绩、以往履约历史、主要制造商授权等方而做出了较高要求,并列入到资质必要合格条件中,力争能够客观、真实地体现投标人的企业实际实力和供货能力。

  2.3.2设备描述与技术参数设定

  通过前期的现场考察和技术交流,发现每个集成厂家选择的系统组成配件品牌、参数和性能等各不相同,价格也差异较大。为最大限度保证设备满足使用需求,且尽可能将各投标人置于同一标准下比较价格,招标文件中设备选型、技术标准和参数要求等的设定,均在单列的“技术规范及要求”一章中予以明确,并且对设备整体系统的每一个单独部件的外观要求、技术参数、工艺要求、设计标准等等指标都进行了规定,尤其对核心的低温潜液泵、低温泵池、加液枪、工艺管路等部件甚至细化到了将主材材质、温度湿度、压力范围、焊缝系数等关键参数都提出具体要求的程度。通过反复研究制定出的技术标准和要求,不但为各投标人提供了公平竞争的平台,也为评标提供了便利,评标专家不需要向招标人进行大量询问以明确技术需求,也可以尽量少向投标人要求澄清或补充承诺等,更重要的是力争从根本上杜绝投标人在投标时设置陷阱或采取不平衡报价的策略,造成招标质量受到影响。

  2.3.3评标办法

  通过与招标代理机构、外请行业专家、本单位内部技术人员的大量沟通和反复研究,考虑到新技术设备的技术先进性等要求,为突出投标人技术优势,鼓励其在规定最低技术标准和参数要求基础上尽可能优化系统工艺设计,最终确定了评标采取综合评估法,且将技术部分得分比重占到60%,商务部分占40%。同时,细化了技术和商务部分的打分,技术部分从“投标文件及技术参数的响应”“设备集成技术方案”“产品先进性”“产品可靠性”“设备加工工艺及售后服务”等方而分别设置相应分数,商务部分从“整体报价”“设备单项报价合理性”“选配设备报价合理性”等方而设置相应分数,力争通过对投标人技术水平、投标报价的综合评价,遴选出最优供应商中标。

  2.3.4配套备品备件要求

  随设备到货配套的备件工具是设备安装、调试、试运行以及投运后正常运行必备的零部件,是设备采购中非常重要却又容易被忽略的一环。考虑到橇装LNG加注设备首次在本单位使用,投运后的正常维修、维护及保养的频率和成本都无法准确预计。为此,本次招标特别提出要求,各投标人在投标文件中要一并提报单套设备运转1年内所需的备品备件清单及报价(计入投标总价),同时还要提报单套设备运转1年后所需的配件价格清单及价格(不计入投标总价但在商务打分中设置了报价合理性分值),从而使设备的备件工具等在招标中得到有效控制。

  2.3.5合同中惩罚条款设置

  招标活动本身就是投标人提出投标要约、招标人做出中标承诺的一个签订合同的过程,招标文件、投标文件和补充承诺等均是一体有效的法律文件,因而前期招标文件的编制、招标过程中的专家评标等工作,都成为了合同订立的关键,每一步的细致工作都在为采购合同的订立奠定基础。本次招标采购过程中需要特别提出的是,鉴于新技术设备初次使用,为确保质量达到招标预期,合同中对中标人未按照约定供货情况设置了惩罚条款,对诸如未按期到货、供货设备关键部件及零配件未按照招投标文件要求执行等情况做出了明确规定。实践表明,这些条款的设置,在采购质量控制中切实起到了相应约束作用。

  2.4招标过程

  按照国家招投标相关法律和有关规定,本次新技术设备公开招标工作,委托具备招标代理资质的第三方机构全程组织实施,从发布公告、发售招标文件、澄清答疑、投标、开标、评标、结果公示到正式发布中标结果,全过程合法、合规,具体本文不再进行赘述。

  2.5采购实施中出现问题及解决

  回顾本次新技术设备的招标采购,经过一年半的市场检验,中标供应商基本上能够代表行业先进水平,设备在运行过程中,技术工艺也得到了长足的进步,可以说本次招标采购整体上是高质量的。诚然,新技术设备的特性也决定了其在采购和使用过程中必然会出现各种新的问题。例如,随着橇装LNG加注设备的陆续投运,个别场站出现了因低温潜液泵发生故障停止工作,造成无法正常卸液,公交车只能暂停加液的保运问题。前期现场考察和技术交流时,了解到的情况是全球范围内生产低温潜液泵只有少数几家,除法国某品牌和其它极个别品牌外,基本上70%的LNG加注设备均采用美国某品牌低温潜液泵,国内设备该品牌使用量更是占到了90%左右,可发生问题的低温潜液泵恰恰均出自该品牌,确实出乎意料。为此,笔者所在单位先后多次组织召开与供应商的现场协调会,并力争和泵生产厂家取得联系,研究探讨发生问题原因。初步分析结果是,客观上目前发生问题场站均为销量很大的站点,与国内外现有在用设备相比,泵的使用频率均非常高,生产厂家提供的低温潜液泵技术参数也说明使用寿命肯定会受到高使用频率的影响;主观上由于供应商均为设备系统集成单位,理论上采购人对设备部件生产厂家无法构成约束,协调和交流存在一定困难,造成故障原因查找迟缓、无法直接要求生产厂家进行技术改造以保证正常使用等问题。经过各方的反复协调沟通和研究,上述设备出现的问题正在逐步协调解决中,主要解决办法包括:责成供应商要求生产厂家查找故障根本原因并通过技术升级等彻底解决,对达到合同约定惩罚条件的予以处罚;在招投标合理范围内,试用其它品牌的低温潜液泵产品;与泵生产厂家直接取得联系,逐步探索设备进入成熟期后关键部件直接从生产厂家处采购的新模式等。

  3、影响新技术设备招标采购质量的因素

  通过对上述招标采购实例的分析,笔者按照整体招标工作的各个阶段,逐一总结出影响新技术设备采购质量的因素。

  3.1前期准备阶段

  新技术设备招标采购的前期准备工作,是招标人了解设备新技术、新工艺和业内潜在投标人的重要阶段,对整体招标采购质量的影响因素包括:采购设备的功能需求是否得到落实;对新技术、新工艺,特别是设备新技术的关键部件是否足够了解;对采购设备行业内使用情况是否了解;采购设备预算是否合理;对可能参与竞争的潜在供应商是否了解;对行业内的优质供应商是否了解;整体招标采购方案是否合理。

  3.2招标文件编制阶段

  招标文件是招标采购的纲领性文件,既是投标单位编制投标文件的依据,又是评标专家实施评标的行动指南,同时也是招标人与中标供应商签订合同的基础,招标文件编制质量是整个招标采购工作成败的关键,其对整体招标采购质量的影响因素包括:对投标人资质的要求是否合理、有效;设备描述、技术标准和参数等技术部分要求是否明确、充分;对新技术关键部件等星号条款设置是够合理、到位;对商务部分报价要求是否明确、合理,是否覆盖设备全部部件和零配件;对新技术设备备品备件要求是否明确、到位;对新技术设备的售后服务要求是否明确、到位;评标办法和评分设置是否合理,是否能够真实反映投标人企业实力、技术水平以及投标设备质量、价格水平等;招标文件合同条款设置是否合理、明确,对可能产生的设备质量问题是否制定有效制约条款。

  3.3招标过程阶段招标全过程是否合法、合规;评标专家是否在新技术领域选取,专业是否对口。

  3.4签订合同及采购实施阶段

  合同中对设备技术标准和参数的要求是否严格执行招、投标文件规定;合同中对设备供货周期、售后服务条款是否严格执行招、投标文件规定;合同中对设备正常投运所需备品备件是否明确约定;合同中是否对供货方违约条款进行明确惩罚约定;设备到货时是否进行有效的到货验收,应随设备配套的配件是否到货;是否及时发现和解决设备试运行阶段出现的故障或问题。

  4、保证新技术设备招标采购质量的可行性措施

  4.1掌握新技术设备的技术关键控制点

  在对采用了新技术、新工艺的新型设备实施招标采购前,必须了解和掌握其核心技术控制点,可以通过组织技术人员学习、进行实地考察、组织技术交流等多种形式,做到心中有数,明确“要采购的是什么样的设备”“技术新在哪里”“技术关键点是什么”“有什么技术难题未解决”“什么样的设备才是好设备”。

  4.2掌握潜在供应商情况

  可以通过与业内设备使用单位的沟通,掌握新技术设备的市场占有率和实际使用情况,同时通过对潜在供应商进行现场考察、组织技术交流等方式,了解各供应商的企业实际情况和优劣势,对综合实力强、管理水平高、拥有核心技术优势的供应商予以关注,确保不漏掉优质供应商参与竞争。

  4.3限定投标人资质条件

  新技术设备采购招标文件编制过程中,应合理限定投标人资质条件,既将综合实力强的潜在投标人纳入竞争中来,又达到控制参与投标竞争的潜在投标人数量的目的,提高招标整体工作效率。

  4.4有效制定技术标准和要求

  按照“好设备”的标准,合理、有效地制定新技术设备的技术标准和参数要求,各项技术要求必须细化、具体、明确。通用的设备技术条款尽量统一,新技术、新工艺方而的要求尽可能给投标人留出设计空间,既使各潜在投标人公平参与竞争,又能够使技术水平高的单位尽量体现技术优势,确保招标采购质量。对于技术非常前沿的设备,招标人在招标前尚不具备专业技术能力制定技术标准等文件,可以酌情采用两阶段招标的方法,即:将招标工作分成两个阶段进行,第一阶段进行技术方案招标,从投标方案中优选技术设计方案,统一技术标准、规格和要求,第二阶段再按照统一确定的设计方案或技术标准,组织包含投标报价的项目最终招标。

  4.5合理制定评标办法

  根据新技术设备的实际采购需求和自身特性,合理制定评审办法和评分设置。在法律法规允许的前提下,加大技术部分分值比重,细化技术得分要素,突出关键和核心技术得分。商务部分评分应完整考虑各报价因素,合理设置设备整体价格、关键部件单价、零配件和备品备件等的分值,确保评标结果能够客观、真实地反映投标人整体情况。

  4.6关注合同签订和采购过程管理

  在与中标供应商签订合同时,审查合同条款是否严格按照招、投标文件约定签署,技术标准及规范、质量标准及保证、验收标准、供货周期、付款条件、售后服务、违约惩罚等关键合同条款要进一步细化必须可操作和可执行。具体采购实施时,必须全程监控供货、安装调试及试运行等阶段,及时发现未按合同约定履行等问题,并严格依照违约惩罚条款处理。对于新技术设备投运后可能出现的技术故障和问题,及时组织供应商、采购单位技术人员等予以解决,完善设备使用,促进新技术进步。

  5.结语

  综上所述,本文通过实例分析,从招标采购全过程的各个阶段入手,归纳出影响新技术设备招标采购的主要因素,提出确保采购质量的可行性措施,供读者参考。同时值得指出的是,当新技术设备逐步进入生命周期的成长期并向成熟期发展的阶段,设备整体技术趋于成熟,生产和采购成本明显下降,设备批量采购应进入新的招标采购周期,采购方式也应做出相应调整。

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